Kopie paragonów – do przechowywania w formie elektronicznej lub papierowej

Można wyróżnić kilka ważnych funkcjonalności kas fiskalnych, na które powinno się zwrócić uwagę przy wyborze urządzenia tego typu. Natomiast jednym z najważniejszych rozwiązań we wspomnianej technologii sprzedaży jest sposób archiwizowania kopii paragonów. Produkowane obecnie kasy zapewniają bowiem 2 zupełnie różne metody przechowywania tych danych – na karcie pamięci lub na zadrukowanych rolkach papieru termicznego.

Informacje o kasach z kopią elektroniczną

Urządzenia z kopią elektroniczną to właśnie te, które zapisują wszystkie dane na karcie pamięci (microSD lub SD – w zależności od danego modelu). I co najważniejsze, czynność ta jest wykonywana całkowicie automatycznie. Obowiązkiem podatnika jest oczywiście kontrolowanie, czy archiwizacja kopii paragonów fiskalnych przebiega prawidłowo. Niemniej, zadanie tego typu raczej nie powinno sprawić problemów. Co więcej, kasa z kopią elektroniczną wyróżnia się tym, że zużywa jednorazowo tylko 1 rolkę papieru termicznego – tę służącą do wystawiania dowodów sprzedaży dla klientów. Dodatkową zaletą tej technologii jest także fakt, iż pozwala ona na skuteczne zabezpieczenie danych. Dokumentację zgromadzoną na karcie pamięci można w każdej chwili zapisać na innym nośniku informacji lub dysku twardym komputera.

Cechy urządzeń z technologią tradycyjną

Modele posiadające kopię papierową są zazwyczaj tańsze (w porównaniu ze swoimi „elektronicznymi” odpowiednikami). Niższa cena wynika zapewne z faktu, że mamy w nich do czynienia z mniej zaawansowanym rozwiązaniem. Urządzenie tego typu realizuje bowiem kopię paragonów na dodatkowej rolce papieru termicznego. I jak nietrudno zgadnąć, zużywa wtedy więcej materiałów eksploatacyjnych. Dlatego oszczędność przy zakupie takiej kasy bywa często tylko początkowa. Ponadto, użytkownik takiego urządzenia musi zadbać o to, żeby przechowywana dokumentacja była czytelna. W tym celu trzeba zazwyczaj przeznaczyć osobne miejsce na składowanie zadrukowanych rolek – sterylne, chłodne, bez dostępu światła słonecznego.

Kopia paragonów a przepisy fiskalne

Aktualnie zasady dotyczące przechowywania kopii paragonów fiskalnych są szczegółowo regulowane przez Rozporządzenie Ministra Finansów z 14 marca 2013 roku. Wspomniany akt prawny mówi m.in. o tym, jak długo należy archiwizować omawianą tutaj dokumentację. I co ciekawe, niezależnie od tego czy przedsiębiorca posiada kasę z modułem elektronicznym, czy też z mechanizmem termicznym na 2 rolki, czas przechowywania danych jest identyczny. Zgodnie z przepisami, kopię każdego paragonu fiskalnego należy archiwizować przez 5 lat – licząc od końca roku podatkowego, w którym dany dowód sprzedaży został wystawiony oraz wydany nabywcy.