Fiskalizacja, czyli procedura niezbędna do rozpoczęcia pracy z kasą rejestrującą

W niedawnym wpisie, dotyczącym przewidywanych zasad instalacji kas online, wspomnieliśmy też o procedurze fiskalizacji. Jak wiadomo, w przypadku urządzeń nowego typu dojdzie do pewnych zmian w jej przebiegu. Nie oznacza to jednak, że dopiero wtedy fiskalizacja stanie się ważną częścią instalacji urządzenia rejestrującego w firmie. Obecnie również procedura ta ma kluczowe znaczenie z punktu widzenia podatnika.

Gdzie szukać obowiązujących przepisów fiskalnych?

Aktualnie nadal obowiązuje Rozporządzenie Ministra Finansów z 14 marca 2013 roku – w sprawie kas rejestrujących. I to właśnie w tym dokumencie znajduje się szczegółowy opis całej procedury instalacji urządzenia fiskalnego w firmie. Rozporządzenie MF zawiera także krótką definicję fiskalizacji, którą warto w tym momencie w całości przywołać: „rozumie się przez to jednokrotną i niepowtarzalną czynność inicjującą pracę modułu fiskalnego kasy z pamięcią fiskalną kasy, zakończoną wydrukiem dobowego raportu fiskalnego”. Pytanie jednak, co konkretnie należy rozumieć przez taki opis tej procedury?

Od trybu szkoleniowego do fiskalnego

Początkowo każda kasa rejestrująca działa w tzw. trybie szkoleniowym. Użytkownik może więc bez problemu korzystać z wielu funkcji takiego urządzenia, np. w celu wnikliwego zapoznania się z nimi. Operacje wykonywane w trybie szkoleniowym, m.in. wystawiane paragony, nie zapisują się jednak w pamięci fiskalnej danego modelu. Co więcej, nie będą to w ogóle paragony fiskalne, a zwykłe wydruki niefiskalne. Innymi słowy, pełną funkcjonalność danej kasy rejestrującej, związaną także z wymogami prawnymi, można wykorzystać dopiero po zafiskalizowaniu konkretnego urządzenia.

Czynność wykonywana przez serwisanta kasy

W przypadku fiskalizacji kluczowe jest to, że taką procedurę może wykonać wyłącznie serwisant, który posiada do tego odpowiednie uprawnienia. Te z kolei są wydawane i odnawiane przez producentów bądź importerów technologii sprzedaży (serwis główny). Co więcej, w większości sytuacji serwisantem urządzenia będzie po prostu pracownik dystrybutora, u którego przedsiębiorca kupił swoje urządzenie rejestrujące.

Podatnik nie musi oczywiście wiedzieć, na czym konkretnie polega uruchomienie kasy w trybie fiskalnym (od strony technicznej). Nie obligują go do tego żadne z obowiązujących obecnie przepisów. Warto jednak zdawać sobie sprawę z faktu, że w trakcie wykonywania całej procedury serwisant m.in. zapisuje trwale NIP podatnika w module fiskalnym urządzenia. I co najważniejsze, takiego numeru nie można później skasować lub zmodyfikować. Jedyną szansą na ewentualną zmianę NIP-u zapisanego w module fiskalnym jest całkowita wymiana tego ogniwa urządzenia. Nietrudno zgadnąć, że wiąże się to z dodatkowymi kosztami – niekiedy naprawdę wysokimi.