Parę niezbędnych słów o książce serwisowej

W świecie sprzedaży towarów i usług z wykorzystaniem urządzenia fiskalnego istnieje kilka rodzajów dokumentacji, na które przedsiębiorca musi zwrócić uwagę. Każdy z nich ma swoją formę i przeznaczenie. Ze wszystkimi wiążą się również określone zasady. Wśród tych rodzajów znajdują się kopie wystawionych paragonów, wykonane raporty dobowe i miesięczne, a nawet oddzielna dokumentacja dotyczące zwrotów i reklamacji. Ale dziś pomówimy o innym, bardzo ważny przykładzie…

Coś w rodzaju „paszportu przedsiębiorcy”

Tak nieraz nazywana jest książka serwisowa. Dokument, który z pozoru może wydawać się niezbyt istotny, w rzeczywistości odgrywa niezwykle ważną rolę w trakcie prowadzenia działalności handlowej. Nie tylko usprawnia komunikację z serwisem, ale również jest niezbędna do realizacji wszystkich najważniejszych, fiskalnych obowiązków.

Zawsze przy zakupie urządzenia fiskalnego dołączana jest książka serwisowa, w której znajdują się podstawowe i najważniejsze informacje o kasie lub drukarce rejestrującej (w zależności, na jaki rodzaj technologii sprzedaży się zdecydowaliśmy). W dalszym ciągu prowadzenia działalności handlowej będzie ona uzupełniania o adnotacje, związane ze wszystkimi interwencjami serwisu, jakie tylko miały miejsce. Dokument zawiera informacje na temat nazwy i modelu wybranego przez nas urządzenia fiskalnego, a także jego numer fabryczny i unikatowy. Znajdziemy tam również adres firmy, która wykonała fiskalizację, oraz dane producenta zakupionej kasy bądź drukarki. W książce serwisowej są także personalia zarówno serwisanta podstawowego, jak i serwisanta rezerwowego.

Ważne informacje na temat przechowywania

Mamy obowiązek okazać ten dokument, gdy tylko nas o to poprosi serwisant w trakcie interwencji lub organy skarbowe podczas niezapowiedzianej kontroli. Na podstawie zawartych w nim wpisów eksperci wiedzą, co działo się z urządzeniem i jak dalej postępować, a urzędnicy określają prawidłowość prowadzenia działalności handlowej (oczywiście, nie jest to jedyny wyznacznik). Wobec tego, zgodnie z przepisami, książka serwisowa musi znajdować się zawsze tam, gdzie doszło do instalacji przypisanej jej kasy lub drukarki fiskalnej (chodzi o adres podany w zgłoszeniu przedinstalacyjnym, złożonym do Urzędu Skarbowego). Co więcej, dokument ten, podobnie jak inne (kopie wystawionych paragonów, raporty dobowe i miesięczne), należy przechowywać przez okres 5 lat od momentu zakończenia pracy na danym urządzeniu rejestrującym.

Postępowanie w przypadku zniszczenia lub zaginięcia

Nawet tak ważny dokument może ulec zniszczeniu lub zostać zgubiony. Niemniej, przedsiębiorca rejestrujący sprzedaż za pomocą urządzenia fiskalnego musi go posiadać. Co zatem ma w takim wypadku zrobić? W pierwszej kolejności – niezwłocznie poinformować pisemnie o tym zajściu właściwy Urząd Skarbowy. Następnie – zwrócić się do producenta z prośbą o wydanie duplikatu książki serwisowej. Ważne jest, aby podjąć te kroki jak najszybciej, nie odkładać ich, bowiem w sytuacji obecności serwisu lub organów skarbowych brak dokumentu może doprowadzić do nieprzyjemnych konsekwencji: podważenia prawidłowości prowadzonej ewidencji, utraty ulgi za zakup urządzenia fiskalnego, a także odmową w kwestii jego konserwacji lub naprawy. Jednym słowem – warto zadbać o właściwe przechowywanie książki serwisowej, by zyskać spokój i pewność spełnienia fiskalnego obowiązku jak należy.