Kiedy warto zainwestować w drukarkę fiskalną?

Koronne pytanie – kasa czy drukarka? W końcu jedna i druga oferuje skuteczne rozwiązania. Ale czy w każdym przypadku? Nie zawsze. To już zależy nie tylko od naszych oczekiwań, ale również od charakteru prowadzonego przez nas przedsiębiorstwa oraz wymagań, jakie ono stawia. Warto zatem najpierw udzielić odpowiedzi na kilka istotnych pytań – to z pewnością pomoże nam dokonać właściwego wyboru.

Jedna konieczność, różne możliwości

Zgodnie z ustaleniami Ministerstwa Finansów, każdy przedsiębiorca, który prowadzi sprzedaż na rzecz klientów indywidualnych i przekracza roczny dochód w wysokości 20 000 zł, jest zobowiązany do ewidencjonowania obrotu z wykorzystaniem urządzenia fiskalnego. Ale wymóg ten dotyczy również wielu branż bez względu na zyski w skali 12 miesięcy. Takich jest zresztą coraz więcej. Jeśli zatem kwestia ta dotyczy naszej działalności, a nie używamy kasy bądź drukarki fiskalnej – łamiemy prawo. To zaś może się spotkać z przykrymi konsekwencjami, takimi jak duże kary pieniężne.

Gdy jednak przystępujemy do zakupu stosownego urządzenia, mamy do dyspozycji 2 rodzaje technologii: kasy i drukarki fiskalne. A nasze rozważania nad tym podstawowym wyborem powinna poprzedzić wiedza na temat tego, co je łączy i różni.

Wspólnym mianownikiem dla nich jest oczywiście cel – prawidłowa rejestracja sprzedaży, z uwzględnieniem informacji dotyczących odprowadzania należnych podatków. Ponadto, mają wiele cech wspólnych: oba typy urządzeń wystawiają paragony fiskalne, zachowują ich kopie (w formie tradycyjnej lub elektronicznej), wykonują obowiązkowe raporty dobowe i miesięczne, czy też wyświetlają komunikaty odnośnie przebiegu transakcji.

Co je dzieli? Kasa jest samowystarczalna – nie potrzebuje dodatkowych urządzeń, aby prawidłowo funkcjonować. Tymczasem drukarka wymaga współpracy z komputerem i programem sprzedażowym (przykład: choćby do zdefiniowania bazy towarowej). Jednocześnie, posiada wyższe parametry, takich jak liczba obsługiwanych produktów i usług (przynajmniej kilkadziesiąt razy więcej PLU) czy prędkość wydruku. Nie można zatem powiedzieć, że któreś z tych urządzeń jest tak po prostu lepsze – oba mają swoje uzasadnione zastosowania. Aczkolwiek, da się stwierdzić, które lepiej wybrać – w kontekście charakteru prowadzonego przez nas przedsiębiorstwa.

Potrzeby firmy – w jakiej sytuacji lepiej wybrać drukarkę?

To kolejny, niezwykle istotny etap naszej „ścieżki decyzyjnej”. A w zasadzie – najważniejszy. Aby podjąć właściwą decyzję, musimy wpierw określić, jakie cechy posiada nasza działalność. I jakie stoją za nimi potrzeby. Czy jest to nieduży punkt handlowy? Czy prowadzimy sprzedaż mobilną? A może reprezentujemy rozbudowane przedsiębiorstwo o codziennym, dużym natężeniu ruchu? Wszystkie podobne kwestie określą odpowiednie standardy naszego urządzenia fiskalnego.

Jeśli, przykładowo, prowadzimy nieduży punkt handlowy lub pracujemy w terenie, niezwykle ważne okażą się…gabaryty oraz waga. Znowu mniejszy asortyment nie będzie wymagał od nas posiadania modelu obsługującego pojemną bazę towarową. W takich sytuacjach świetnie sprawdzają się samodzielne kasy fiskalne – wygodne do zabrania w podróż, odporne na pracę w różnych, często niekorzystnych warunkach, dodatkowo pozwalające na współpracę wielu urządzeń peryferyjnych.

Natomiast, gdy dotyczy to dużej firmy, posiadającej szeroką ofertę oraz dużą rzeszę klientów – możliwości kasy mogą okazać się niewystarczające. W takich przypadkach sprawną i komfortową sprzedaż zapewniają właśnie drukarki fiskalne. Obsługując bazy towarowe, których pojemność potrafi dochodzić nawet do 1 000 000 PLU – trudno o sytuację podbramkową, oznaczającą brak miejsca na kolejne produkty bądź usługi. To raczej doskonały punkt wyjścia dla rozwoju oferty i rozbudowy przedsiębiorstwa. Działalność tego typu rzadko wymaga skupienia się na wymiarach urządzenia (choć obecnie istnieją też i modele mobilne, jak choćby Elzab D10, Posnet Temo HS EJ czy Novitus Deon E). Istotniejsze są za to: szybki wydruk, różne rodzaje wystawianych dokumentów oraz możliwość ich konfiguracji czy opcja połączenia z siecią LAN.

Bogactwo fiskalnych rozwiązań

Obecnie jest tak wiele różnych propozycji na rynku urządzeń fiskalnych, że zarówno kasy, jak i drukarki przełamują schematy, przez co odnajdują się w różnego typu działalnościach. Niemniej, te drugie – choć są uzależnione od komputera – zazwyczaj lepiej radzą sobie w większych punktach handlowych, co automatycznie oznacza, że znakomicie usprawniają sprzedaż również w tych mniejszych. Przedsiębiorcy mają jednak odmienne oczekiwania i upodobania, toteż one powinny stanowić finał naszego procesu decyzyjnego.

Gdzie szukać opinii?

Nie każdy musi być ekspertem od kas i drukarek fiskalnych i dlatego też, zanim zdecydujemy się na zakup konkretnego rozwiązania, warto poszukać opinii w sieci. Przeważnie na stronach sklepów klienci komentują dane produkty. Można również sprawdzić wypowiedzi na forach branżowych, gdzie niektórzy wymieniają się swoimi doświadczeniami.

Przeczytaj opinie o drukarkach fiskalnych na stronie www.pckf.pl

Zapytaj sprzedawcę

Jeśli treść strony internetowej oraz opinie użytkowników nam nie wystarczają – zapytajmy specjalistę. Jego doświadczenie pozwoli wyzbyć się resztek wątpliwości i wybrać najlepsze rozwiązanie dla naszego, indywidualnego przypadku. Najczęściej możemy skontaktować się z nim telefonicznie, mailowo, za pośrednictwem umieszczonego na stronie chatu lub, po prostu – porozmawiać, odwiedzając konkretny punkt handlowy.