Kasa fiskalna a ewidencja zwrotów i reklamacji

Prosta zasada, dotycząca kas rejestrujących, jest taka, że urządzenia tego typu pozwalają na wystawianie paragonów fiskalnych, ale nie umożliwiają skasowania bądź zmodyfikowania wydrukowanych dokumentów. Ma to duże konsekwencje m.in. w przypadku przyjmowania zwrotów lub reklamacji. Przedsiębiorca nie może po prostu usunąć paragonu fiskalnego, aby odpowiednio uwzględnić korektę sprzedaży w dokumentacji księgowej firmy. Musi natomiast prowadzić oddzielną ewidencję zwrotów i reklamacji. Na czym konkretnie to polega?

Dowolna forma dokumentacji

W przypadku przedsiębiorców, którzy korzystają z kas fiskalnych, obowiązek prowadzenia ewidencji zwrotów i reklamacji został zdefiniowany w Rozporządzeniu Ministerstwa Finansów z 14 marca 2013 roku. Zgodnie z przytoczonym aktem prawnym, podatnicy muszą stworzyć taką dokumentację i umieszczać w niej wpisy na temat konkretnych zdarzeń. Co ciekawe, przepisy te nie regulują szczegółowo formy prowadzenia ewidencji zwrotów i reklamacji. Przedsiębiorcy mogą używać do tego np. zeszytów, segregatorów czy zwykłych teczek z wydrukami. Dokumentację warto też opatrzeć kilkoma ważnymi informacjami, m.in. nazwą firmy, NIP-em czy numerem ewidencyjnym konkretnej kasy fiskalnej. Nie jest to obowiązkowe, ale z pewnością pozwoli na łatwiejsze zachowanie porządku w omawianej tu ewidencji.

Konkretne dane w każdym wpisie

Wspomniane wcześniej Rozporządzenie MF szczegółowo reguluje wszystkie informacje, jakie muszą się znaleźć w każdym wpisie do ewidencji zwrotów i reklamacji. Zgodnie z przepisami, w tego typu adnotacji trzeba zawrzeć m.in. datę sprzedaży, nazwę towaru bądź usługi, termin zwrotu lub reklamacji, wartość brutto transakcji oraz wysokość należnego od niej podatku VAT, zwracaną kwotę (brutto) i odpowiadającą jej wartość podatku. Co więcej, przy każdym wpisie musi się pojawić dokument, który potwierdza konkretną sprzedaż (np. paragon fiskalny), jak również protokół przyjęcia takiego zdarzenia – podpisany przez przedstawiciela firmy i klienta.

A co z pomyłkami na paragonach?

Przy okazji warto przypomnieć, że ewidencja zwrotów i reklamacji nie jest jedyną dokumentacją, którą muszą prowadzić użytkownicy kas rejestrujących. Stosowanie urządzeń tego typu obliguje również do stworzenia ewidencji oczywistych pomyłek na paragonach fiskalnych. Takie błędy zdarzają się wielu przedsiębiorcom i podobnie jak w przypadku zwrotów czy reklamacji, kasa rejestrująca nie pozwala na skasowanie omyłkowo wystawionego dokumentu. Zawsze należy go uwzględnić w oddzielnej ewidencji.